一、全流程电子化管理

早在2022年，国务院发布的《进一步优化营商环境降低市场主体制度性交易成本的意见》中就强调了电子发票无纸化管理的重要性。根据《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），单位在使用电子会计凭证进行报销入账归档时，需要满足以下条件：

电子会计凭证必须合法、真实；

电子会计凭证的传输和存储必须安全、可靠，且任何篡改都能被及时发现；

会计核算系统必须能够准确、完整、有效地接收和读取电子会计凭证及其元数据，并按照国家统一的会计制度完成会计核算业务；

电子会计凭证的归档和管理必须符合《会计档案管理办法》等相关要求。

随着数电票的推广，纸质凭证的时代即将结束，电子发票的风险防控也变得尤为重要。

二、 数电发票的入账归档格式

目前，数电发票主要有三种格式：OFD、PDF和XML。

PDF：这是我们最常收到的格式，虽然可以打印作为报销入账的凭证，但PDF并非源文件，且不支持对发票监章和电子签名有效性的查验。

OFD：OFD是用于报销入账归档的电子凭证，与PDF样式相同，但能在“增值税电子发票板式文件阅读器”中查验发票监制章和电子签名的有效性。

XML：XML记录了发票的全部元数据，以代码形式存在，不同于PDF和OFD。财政部会计司公布的电子凭证会计数据标准明确了数电票报销归档的保存方式，接收方可以根据规定仅使用含有数字签名的XML文件进行报销入账归档。

三、如何保存数电票XML格式电子文件？

为了便于数电票XML格式电子文件的保存和管理，纳税人可以通过各地“增值税发票综合服务平台”进入“税务数字账户模块”进行查询和下载。在此平台上，纳税人可以筛选并查询接收到的通过电子发票服务平台开具的发票信息。此外，纳税人还可以通过电子邮件、二维码等方式获取销售方提供的全电发票。选择含有数字签名的XML格式的数电票进行下载后，可以批量导入导出并查询进度。下载后得到的压缩文件即为所需保存的XML格式电子文件。根据实际需要，纳税人可以按月进行文件的整理与保存。

特别告知大家一种简便方法，使用票总管电子发票管理系统，它直接对接电子税局，无论是开具的还是接收的电子发票直接从电子税局拉取，保存XML格式文件。

四、判断纸质/数电发票真伪的办法

判断发票真伪，可分为纸质发票、纸电发票和数电票三种情况：

纸质发票：可以通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验，输入发票信息后，若查验无误，将显示查验次数、查验时间及票面信息。

电子发票服务平台：对于已纳入数电票试点范围的纳税人，可以通过电子发票服务平台进行单张或批量查验，查看发票的“入账状态”、“增值税勾选属期”等信息。

便捷方法：可以通过票总管发票管理系统，发票录入后，自动进行验真、查重、合规性检测，避免手动逐张查询，要的就是批量，省时省力。

结语：

随着电子发票全流程电子化管理的推进，企业和财务人员需要适应新的管理模式，学会利用系统或工具，确保税务合规的同时，提高工作效率。希望本文能为您提供实用的指导和帮助。